Według ustawodawcy warsztaty samochodowe są grupą podmiotów najbardziej dotkniętą nieprawidłowościami, ponieważ wielu mechaników nie wystawia klientom dokumentów sprzedaży po wykonanej usłudze. To oznacza, że teoretycznie klient nie ma żadnej podstawy do złożenia reklamacji.
Od 1 stycznia 2015 roku wszystkie zakłady mechaniczne, wulkanizacyjne oraz stacje obsługi pojazdów muszą zostać wyposażone w kasy fiskalne i to niezależnie od tego, jakie dochody roczne przynoszą. Jest to efektem zmian podatkowych przygotowanych przez Ministerstwo Finansów, które dzięki temu zabiegowi spodziewa się większych o 125 milionów złotych rocznie wpływów z podatków.
Kasa fiskalna w serwisie, skp czy warsztacie wulkanizacyjnym nie będzie musiała działać od razu od 1 stycznia 2015, kiedy wejdzie w życie nowe rozporządzenie. Ustawodawca przewidział 2-miesięczny okres przejściowy dla wspomnianych powyżej firm z branży motoryzacyjnej, w związku z czym terminem granicznym do rozpoczęcia korzystania z kasy fiskalnej jest 1 marca 2015 roku. W tym dniu kasa fiskalna lub drukarka fiskalna musi być zgłoszona w urzędzie skarbowym, gotowa do ewidencjonowania sprzedaży i zafiskalizowana. Ten termin jest bardzo ważny, ponieważ jest warunkiem otrzymania ulgi z urzędu skarbowego. Jej wysokość wynosi do 700 złotych za każdy zgłoszony egzemplarz urządzenia. W przypadku rozpoczynania działalności należy mieć na uwadze fakt, że w takim przypadku od 1 stycznia będzie zachodziła konieczność korzystania z kasy fiskalnej.

Kupujemy kasę
Więc mamy warsztat, mamy komputer, mamy program magazynowy i oprogramowanie diagnostyczno-serwisowe. Na biurku musimy postawić sobie dodatkowe pudełeczko, z którego będą drukowane paragony. Ale stojąc przed wyborem pierwszego urządzenia tego typu, warto wybrać je mądrze, a nie kierować się tylko ceną. Przemyślany wybór może znacznie ułatwić późniejszą pracę i zaoszczędzić wielu rozczarowań. Jakimi kryteriami kierować się więc podczas wyboru urządzenia dla warsztatu?
Przede wszystkim należy wybierać między kasą a drukarką fiskalną. Są to urządzenia podobne, jednak kasa fiskalna działa niezależnie, a drukarka fiskalna tylko drukuje paragony na komendę programu komputerowego, który nią steruje. To oznacza, że drukarka fiskalna musi być stale podłączona do komputera.
Większość warsztatów samochodowych korzysta z dedykowanego oprogramowania komputerowego zawierającego informacje techniczne, połączenie z hurtownią i moduł finansowy. Aplikacje te pozwalają na kompleksowe zarządzanie, a dzięki nim mechanik przyjmie zlecenie, wydrukuje zamówienie, fakturę, wprowadzi dane klienta i może prowadzić historię napraw samochodu ze szczegółowym opisaniem poszczególnych przypadków.
Dysponując programem do zarządzania warsztatem z całą pewnością lepiej zainwestować w drukarkę fiskalną, która może współpracować z oprogramowaniem warsztatowym i w zależności od potrzeby drukować faktury lub paragony.

Co z fakturami
Klienci warsztatu często w ramach pokwitowania za naprawę biorą fakturę imienną. Właściciel warsztatu, dysponując komputerem z drukarką fiskalną, wystawia w takim przypadku paragon, a później fakturę. Do kopii faktury podpinany jest oryginalny paragon, a oryginał faktury jest przekazywany klientowi. Kilka kliknięć i zrobione. Za pomocą komputera z drukarką fiskalną jest to szybkie do wykonania.
W przypadku niezależnej kasy fiskalnej procedura ta będzie dłuższa, ponieważ najpierw trzeba wydrukować paragon, a po tym przepisać dane z niego do programu fakturującego i wydrukować fakturę. Dalej paragon należy spiąć z kopią faktury, a klientowi wydać oryginał faktury. W programie do fakturowania w tym przypadku automatycznie nie znajdą się dane sprzedażowe z kasy fiskalnej.
Drukarki fiskalne mają ponadto jeszcze jedną cechę, która okazuje się przydatna. Mogą one drukować na szerokim papierze, dzięki czemu nawet faktura wygląda schludnie i jest uporządkowana.

Na co zwrócić uwagę
Podczas wyboru kasy lub drukarki fiskalnej konieczne jest rozpatrzenie ich cech charakterystycznych, które mogą w przyszłości ograniczać użyteczność urządzenia. W przypadku urządzeń przenośnych konieczne jest sprawdzenie wytrzymałości akumulatora.

Warto zwrócić uwagę na możliwość tworzenia elektronicznej kopii paragonu fiskalnego. Jest to bardzo wygodna funkcja, ponieważ uwalnia ona od konieczności przechowywania w odpowiednich warunkach rolek z kopiami paragonów przez 5 lat. Na karcie pamięci umieszczonej w urządzeniu zapisywane są wszystkie paragony, a jedyną rzeczą, którą wypada zrobić, jest sporządzenie ewentualnej kopii zapasowej.
Najtańsze kasy fiskalne można kupić za cenę poniżej 1000 zł. Nie są to urządzenia o wytrzymałości i odporności takiej, jakiej wymaga się w sklepie spożywczym, w którym kasa praktycznie drukuje bez przerwy. Warsztat nie ma takiego obciążenia klientami, więc w nim nie jest potrzebna tak odporna kasa.
Kasa fiskalna jest urządzeniem niezależnym od komputera, co w przypadku kupna wersji przenośnej jest wygodne i praktyczne. Jeśli już decydujemy się na zakup kasy przenośnej, to warto zwrócić uwagę na wytrzymałość obudowy i odporność na czynniki atmosferyczne oraz niskie temperatury.
Drukarki fiskalne są nieznacznie droższe i do swojej pracy wymagają komputera z zainstalowanym oprogramowaniem księgowym, które jest częścią składową większości programów do obsługi warsztatu. Mają one przydatną cechę polegającą na możliwości stosowania szerokiego papieru do wydruków faktur.
Rzeczą chyba najważniejszą jest to, że dla wielu osób kasa fiskalna będzie w warsztacie nowym urządzeniem, którego obsługi trzeba się nauczyć. To oznacza, że kluczową rzeczą przy wyborze kasy fiskalnej powinna być prostota obsługi.

Maciej Blum

Zdjęcia: Posnet, Farex, Torell