W przypadku firmy działającej w sektorze przemysłowym i wytwórczym największym wyzwaniem jest planowanie produkcji, tak aby odbywała się ona bez przestojów i z jak najmniejszymi stratami. Jeśli chodzi o straty, to materiałowe schodzą na dalszy plan, a zgodnie z trendami produkcyjnymi największa optymalizacja ma miejsce w zakresie skracania czasu pracy oraz czasu między kolejnymi krokami produkcyjnymi.
W przedsiębiorstwie, aby zaplanować ciągły i równomierny przepływ materiałów, stosuje się systemy planowania zasobów, czyli systemy ERP (Enterprise Resource Planning). Oprogramowanie to jest stworzone do zarządzania procesami w firmach produkcyjnych, jednak wiele firm z branży motoryzacyjnej dostrzegło korzyści, jakie to oprogramowanie oferuje. Okazuje się, że serwis samochodowy, lakiernię czy sklep z częściami można – pod względem planowania prac związanych z jego zasobami – traktować podobnie jak przedsiębiorstwo.

Na czym polega system ERP
Według definicji system ERP polega na gromadzeniu danych, a następnie ich odpowiednim przetwarzaniu, co umożliwia optymalizację wykorzystania zasobów przedsiębiorstwa, odpowiednie planowanie procesu produkcji i jego organizację oraz planowanie procesów logistycznych. Może on dodatkowo współpracować z programami księgowo-finansowymi, kadrowo- płacowymi i innymi.
System ERP zazwyczaj kojarzony jest z bardzo zaawansowanym i skomplikowanym programem do obsługi dużych firm produkcyjnych, zatrudniających co najmniej kilkuset pracowników. Na rynku funkcjonuje również prostsze i tańsze oprogramowanie tego typu przeznaczone dla serwisów samochodowych, które często są znacznie mniejszymi firmami niż te wspomniane wcześniej.
Wdrożenie takiego systemu wiąże się niestety niejednokrotnie ze zmianą sposobu myślenia na wszystkich szczeblach zarządzania. Daje ono również zupełnie nowe możliwości, które przy właściwym wykorzystaniu przekładają się na wymierne korzyści. Aby wykorzystanie ERP było pełne, należy w pierwszej kolejności zasilić go odpowiednimi danymi, co na początkowym etapie może spotkać się z niezrozumieniem pracowników, dla których głównym parametrem porównania systemów jest szybkość wykonywania operacji.
Na etapie wdrożenia bardzo trudno jest dostrzec możliwości, jakie daje zebranie większej ilości informacji podczas obsługi klienta. Dopiero spojrzenie na pracę systemu w szerszej perspektywie pozwala na właściwą ocenę jego zalet również z punktu widzenia operatora systemu.

Dobre planowanie to podstawa
Na oczekiwania serwisów należy spojrzeć pod kątem ich praktycznych potrzeb. Często słyszymy od właścicieli takich firm, że ciągle brakuje im czasu, mają za niskie ceny usług, a mimo to klienci serwisu coraz bardziej targują się o ceny napraw. Niejednokrotnie serwisy mają też problemy z dostępem do dokumentacji serwisowo-naprawczej, co znacząco wydłuża czas naprawy, a nierzadko w ogóle uniemożliwia jej wykonanie.
Coraz większym problem są również przestoje w pracy serwisu, tzw. martwe okresy, w których znacząco spada ilość wizyt klientów. Systemy typu ERP, czyli m.in. systemy DMS (zarządzania dealerstwem), znając czasy pracy związanej z poszczególnymi naprawami lub czynnościami obsługowymi oraz ilość oczekujących i wpisanych do systemu samochodów, mogą zaplanować prace serwisowe w taki sposób, aby optymalnie wykorzystać zasoby ludzkie (pracowników). Ponadto planowanie pozwala zoptymalizować czas napraw.
Przy integracji z modułem magazynowym możliwe jest zaplanowanie robót w taki sposób, aby system wziął po uwagę termin dostawy części zamiennej do oczekującego samochodu. To pozwoli uniknąć wspomnianych wcześniej przestojów. Podobnie do procesów produkcyjnych wygląda praca na przykład w lakierniach samochodowych. W nich proces lakierowania samochodu można podzielić na kilka etapów, takich jak demontaż podzespołów, przygotowanie do lakierowania po naprawie blacharskiej, odpylenie i odtłuszczenie, lakierowanie w komorze lakierniczej, suszenie, montaż podzespołów, uzbrojenie pojazdu i odbiór przez klienta.
W przypadku lakierni samochodowej czynności te można ustandaryzować. Co prawda każdy samochód różni się od pozostałych, jednak zakres prac jest podobny, można więc określić jakąś średnią wartość dotyczącą czasu potrzebnego na przeprowadzenie danej operacji. Ze względu na to, że kabina lakiernicza jest jednym z droższych elementów w lakierni, konieczne jest jej równomierne obciążenie pracą, co pozwoli na jej szybszą amortyzację. Ale także niedopuszczalna jest sytuacja, kiedy przed kabiną ustawi się kolejka 4 samochodów, a lakiernicy z niej korzystający nie będą nadążali z malowaniem samochodów. Wówczas uzasadnione jest wprowadzenie planowania prac wewnątrz firmy z pomocą systemu typu ERP. System zauważy potrzebę zmniejszenia intensywności prac „na wejściu” do kabiny lakierniczej i przesunie pracowników do wykonywania prac związanych np. z uzbrajaniem samochodu po lakierowaniu.

fot. Integra

Więcej w wydaniu 11/2014 "autoEXPERTA"

Maciej Blum
Redaktor naczelny

Jakie widzisz zagrożenia związane z wdrożeniem komputerowego planowania pracy w firmie? Czekamy na Wasze opinie:
www.autoexpert.pl/forum
tel. 71 78 23 190
e-mail: maciej.blum@autoexpert.pl